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Métodos eficaces establecer prioridades

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Cuando las prioridades se acumulan, se necesita un sistema claro que te lleve del estado de agobio a tenerlo todo bajo control. En esta guía, recopilamos las mejores estrategias sobre cómo priorizar tus tareas diarias, optimizar tu tiempo y centrarte en el trabajo que más importa.
Métodos eficaces establecer prioridades

Una de las peleas más ancestrales en el lugar de trabajo es saber cómo priorizar el trabajo (y el tiempo).

Con tantas tareas por hacer, constantes correos electrónicos y expectativas cada vez más altas, decidir qué merece tu atención puede volverse muy agobiante.

Sin embargo, dominar la priorización puede cambiar tu vida. Conocer tus prioridades reduce el estrés, te ayuda a concentrarte e ignorar el FOMO (ansiedad social que se produce por miedo a la exclusión al perderse cosas o quedarse atrás si uno no está siempre atento al momento). Priorizando correctamente podrás mejorar la productividad y la administración del tiempo, e incluso conciliar el trabajo y la vida personal a medida que creas mejores límites para tu jornada laboral.

Una vez sepas cómo priorizar tus tareas y tu tiempo, te darás cuenta de que gran parte del trabajo que te parecía tan urgente realmente no necesita tu atención inmediata.

Aunque los pasos para priorizar tu trabajo son sencillos (es decir, saber qué tareas deben realizarse y clasificarlas por importancia), necesitan una esmerada planificación que te presentamos a continuación:

Haz una Lista Maestra y luego desglosa las tareas por objetivos mensuales, semanales y diarios

Es imposible priorizar tus tareas si todas están dando vueltas en tu cabeza. En vez de eso, empieza a anotarlas todas y a organizarlas en una Lista Maestra.

Piensa en esta lista como en una manera de descargar (liberar) espacio de tu cerebro. Saca todo lo que te sea posible que acapare la atención de tu cabeza y plásmalo en un documento.

La herramienta que utilices para almacenar estas tareas no importa (podría ser algo tan simple como un papel o tan complejo como una herramienta de gestión de proyectos). Usa aquello que te sea de fácil acceso y que se actualice fácilmente cuando surjan nuevas prioridades.

Una vez que hayas creado tu Lista Maestra, notarás rápidamente que las diferentes tareas merecen diferentes niveles de atención: están las tareas que necesitas hacer hoy, los proyectos en los que hay que trabajar esta semana o mes, y las metas a largo plazo que te harán sentir realizado y empoderado.

Usando tu Lista Maestra, comienza a priorizar las tareas por metas mensuales, semanales y diarias.

Tu lista de tareas mensuales se extrae de tu lista maestra. Tu lista de tareas semanales se extrae de su lista mensual, y así sucesivamente… De esta manera, tus prioridades diarias siempre estarán sincronizadas con tus objetivos más importantes.

Este método de priorización también ayuda a combatir el sesgo de finalización: nuestra tendencia a centrarnos en finalizar tareas pequeñas en lugar de trabajar en tareas más grandes y complejas.

Cuando tus tareas diarias se sacan de una lista más grande, puedes estar seguro de estar siempre trabajando en cosas significativas, no solo urgentes.

Separa lo urgente de lo importante con la matriz de Eisenhower

Tu Lista Maestra te ayuda a comprender cómo priorizar todas sus tareas, pero aun así puede resultar difícil decidir qué se debe hacer ahora o más tarde. Existen algunas técnicas de priorización que puedes utilizar para separar las tareas urgentes de las importantes.

Primero, está lo que se llama el Principio de Pareto, o la regla 80/20, que dice que el 20% de tus esfuerzos tienden a producir el 80% de sus resultados. Busca aquellas tareas que no solo tengan que hacerse, sino que te brinden resultados reales.

El principio de Pareto se basa en la experiencia, pero ¿qué pasa si estás trabajando en un nuevo proyecto o simplemente no sabes qué tareas deben ser prioritarias? En este caso, puedes utilizar la matriz de Eisenhower, llamada así porque la desarrolló el ex presidente de EE. UU. Dwight Eisenhower. Esta matriz es un cuadro simple de cuatro cuadrantes que responde y te ayuda a separar las tareas «urgentes» de las «importantes».

Básicamente, las tareas urgentes son las que necesitas atender de inmediato, como correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto o noticias. Mientras que las tareas importantes son aquellas que contribuyen a tu misión, valores y metas a largo plazo.

Cuando busques cómo priorizar mejor las tareas, pregúntate en cuál de los cuadrantes encajan mejor:

  • Urgente e importante: realiza estas tareas lo antes posible
  • Importante, pero no urgente: decide cuándo las harás y prográmalas
  • Urgente, pero no importante: delega estas tareas a otra persona
  • Ni urgente ni importante: elimina estas de tu horario lo antes posible

Una de las tareas más difíciles aquí es eliminar las tareas urgentes, pero no importantes de tu lista de prioridades. Aquí es donde entra en juego la delegación inteligente.

Delegar comienza con encontrar a la persona adecuada y explicarle la tarea correctamente. Además, implica darle a esa persona suficiente tiempo y orientación para que tú puedas dejar de lado esa tarea por completo.

Clasifica tus tareas diarias por su auténtica prioridad con el Método Ivy Lee

A veces, a pesar de nuestros mejores esfuerzos, terminamos con una enorme lista de tareas urgentes e importantes que debemos realizar. En este caso, necesitamos encontrar una manera de analizar y reconocer su verdadera importancia.

Una de las mejores formas de hacer esto es aplicando el Método Ivy Lee, que te obliga a priorizar tu día siguiendo un conjunto simple de reglas:

  1. Al final de cada jornada laboral, escribe las seis cosas más importantes que necesitas conseguir mañana.
  2. Prioriza esos seis elementos en orden de su verdadera importancia.
  3. Cuando llegue mañana, céntrate solo en la primera tarea. Trabaja hasta que termines la primera tarea antes de pasar a la siguiente.
  4. Resuelve el resto de tu lista de la misma manera. Al final del día, mueve los elementos sin terminar a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente.
  5. Repite este proceso todos los días laborables.

Limitarte a seis tareas (o menos) cada día crea una restricción que te obliga a priorizar adecuadamente y luego mantenerte enfocado y realizando una sola tarea de tu lista.

Separa las tareas de prioridad similar con el método ABCDE

El método Ivy Lee es muy bueno para priorizar las tareas diarias, pero hay una parte que no queda completamente resuelta: ¿Cómo saber la «verdadera importancia» de una tarea?

La mayor incógnita a la hora de establecer prioridades es diferenciar entre tareas que parecen que tengan el mismo nivel de importancia. Cuando trabajas en tareas complejas o haces malabares con múltiples roles, el Principio de Pareto y la Matriz de Eisenhower no son suficientes.

Aquí es donde el Método ABCDE funciona de maravilla. En lugar de mantener todas las tareas en un solo nivel de prioridad, este método ofrece dos o más niveles para cada tarea.

Así es como funciona:

  • Revisa tu lista y asigna a cada tarea una letra de la “A” a la “E” (siendo A la prioridad más alta)
  • Para cada tarea que tenga una A, asígnale un número que indique el orden en el que lo harás
  • Repite hasta que todas las tareas tengan letras y números.

Una vez más, esta es una estrategia de priorización simple, pero solo en apariencia. Si bien en la mayoría de los casos es casi imposible diferenciar entre una tarea B1 y una A3, al otorgar a cada tarea múltiples niveles de priorización, su verdadera importancia de repente se vuelve mucho más clara.

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy

Una vez que hayas priorizado tu trabajo más importante (usando el método que elijas), es hora de decidir cómo abordar el día.

Cómo comienzas el día marca la pauta para el resto de la jornada. Sacar adelante una tarea grande y complicada, pero importante, te motiva, te inspira y te da energías para seguir avanzando.

Dedicar tiempo a tu tarea más importante de inmediato todos los días te hará más productivo.

Cuando pienses en cómo priorizar tu trabajo diario, intenta incluir una de esas tareas más complicadas en la parte superior de tu lista. No solo te quitarás lo más engorroso de encima rápidamente, sino que además estarás más motivado el resto del día.

Prioriza una pequeña victoria al principio del día y estarás motivado durante el resto del día.

Elimina los objetivos que “parecen importantes” con el Método Warren Buffet

Si estás trabajando para lograr el objetivo equivocado, no importa lo eficiente y efectivo que seas cada día. Por eso es una buena idea reevaluar periódicamente tus objetivos y prioridades a largo plazo para asegurarte de que todavía vas por el buen camino.

Aquí hay te contamos otro gran método para hacer esto:

  • Primero, escribe tus 25 objetivos principales. Pueden ser metas en la vida, metas profesionales, metas educativas o cualquier otra cosa a la que quieras dedicar tu tiempo.
  • A continuación, rodea con un círculo tus cinco objetivos principales en esa lista.
  • Por último, cualquier objetivo que no hayas rodeado con un círculo lo incluyes en una lista de «evitar a toda costa».

En lugar de dedicar trabajo y tiempo a estos objetivos, ¡evítalos! Estas son las tareas que son aparentemente importantes como para merecer tu atención, pero en realidad, no te están dirigiendo hacia tus prioridades a largo plazo.

La falacia del coste irrecuperable

A medida que realizas ejercicios de priorización, es importante recordar ser flexible. Nadie sabe lo que le depara el futuro. Y, en última instancia, priorizar y planificar es solo especular.

A veces, puedes priorizar una tarea solo para que las expectativas cambien. En este punto, es difícil no decepcionarse, pero no puedes permitir que esto cambie tu mentalidad.

Los seres humanos somos especialmente susceptibles a la «falacia del coste irrecuperable», un efecto psicológico en el que nos sentimos obligados a seguir haciendo algo solo porque ya le hemos dedicado mucho tiempo y esfuerzo.

Pero la realidad es que no importa a qué dediques tu tiempo, porque nunca podrás recuperarlo. Cualquier tiempo dedicado a continuar trabajando en la prioridad incorrecta es solo una pérdida de tiempo.

A veces, es mejor utilizar nuestro esfuerzo en cambiar de barco que tratando de tapar una fuga.

“Multiplicadores de tiempo” para sacarle al día el máximo partido

La priorización no va solo de tareas. También va de tiempo.

Trabajar en las tareas correctas puede darte más tiempo en el futuro o restártelo. A medida que aprendas a establecer prioridades, debes ser muy consciente del impacto de tus decisiones sobre tus obligaciones futuras.

Lo mejor que puedes hacer aquí es centrarte en los multiplicadores de tiempo.

¿Qué son los multiplicadores de tiempo? Los multiplicadores de tiempo son estrategias o herramientas que “crean” más tiempo para ti en el futuro. Como explicó el consultor de liderazgo Rory Vaden en el TED Blog:

«En lugar de preguntarte: ¿Qué es lo más importante que puedo hacer hoy? «, Los multiplicadores de tiempo preguntan: ¿Qué es lo más importante que puedo hacer hoy para mejorar el mañana?»

«En otras palabras, al pensar en cómo usamos nuestro tiempo hoy, podemos disponer de más horas en el futuro».

Las estrategias de priorización que te hemos explicado forman parte de esto. Pero también lo es tu entorno laboral y tus hábitos. Al priorizar los hábitos correctos y crear un entorno de trabajo libre de distracciones, podrás disponer de más tiempo mañana.

Prioriza tu trabajo más importante durante tus horas más productivas

Por último, puedes potenciar tu productividad combinando tus prioridades de tareas y de tiempo.

Todos pasamos por altibajos naturales de energía y concentración a lo largo del día (lo que se conoce como curva de productividad). En otras palabras, hay ciertos momentos del día en los que eres más productivo de manera natural.

Si encuentras tus picos productivos del día y luego programas tus prioridades más importantes durante ellos, estarás listo para sacar lo mejor de la tarea y de tu tiempo.

Las prioridades están muy bien, pero recuerda ser realista sobre la cantidad de trabajo que realmente puedes hacer cada día.

Cuando priorizas tu trabajo correctamente, tendrás la garantía de tener un buen día.

Llegar al final del día y ver que has hecho un trabajo importante es una sensación increíble, aunque no siempre es posible:

Las tareas pueden tardar más de lo esperado, surgen interrupciones y nuestros días se llenan de reuniones y compromisos. Por lo tanto, si bien es bueno saber cómo priorizar el trabajo más valioso, también debes ser realista sobre cuánto se puede hacer realmente.

De esta manera, terminarás el día sintiéndote bien por el progreso que has hecho y sabiendo que mereces desconectar y descansar.

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