Las herramientas de gestión mejoran considerablemente la eficiencia y la productividad en toda organización que cuente con varios empleados, ya sea una startup o una empresa grande.
Lógicamente, según nuestras necesidades, consideraremos que una herramienta nos interesa más que otra. En este artículo, hemos creado una lista seleccionada de las mejores herramientas de gestión de proyectos junto con sus principales características.
Gracias a la recopilación que te presentamos, podrás determinar qué herramienta de gestión es la más adecuada para tu negocio. Pero antes…
¿Qué debería buscar en una herramienta de gestión de proyectos?
Cuando vas a comprar un buen vino, “caro” normalmente significa “bueno”. Pero ¿podemos decir lo mismo cuando buscamos las mejores herramientas para la gestión de proyectos? ¡No!
Te puedes gastar todo tu dinero en una nueva y elegante herramienta de gestión de proyectos, solo para descubrir que solo tiene tres funciones útiles…
Entonces, ¿qué atributos deberías buscar para elegir la mejor herramienta para tu equipo? Estos son los cinco aspectos principales:
Trabajo en equipo
¿Cómo puedes predecir el éxito de tu proyecto? Solo necesitas saber lo bien trabaja tu equipo en conjunto.
La colaboración en equipo determina esencialmente si tus proyectos cumplen con los plazos o no. El trabajo en equipo eficaz es la clave de todo proceso de gestión de proyectos: ágil o no.
Una buena herramienta de gestión de proyectos permite a tu equipo comunicarse de forma fácil y eficaz. Es conveniente que puedan compartir fácilmente ideas, opiniones, recursos o incluso adjuntar archivos para realizar el trabajo rápidamente.
¿Qué pasaría si su software de gestión de proyectos no tuviera ninguna función de colaboración en equipo?
Características innovadoras
La gestión de proyectos es un proceso dinámico. Todo el tiempo se producen nuevas innovaciones y avances en los métodos. Pero ¿tu sistema de gestión de proyectos se mantiene al día o se ha quedado anticuado?
Debes elegir una aplicación de gestión de proyectos que continúe implementando funciones interesantes con regularidad. Estas podrían ser cosas como una función wiki integrada, una aplicación de notas, un diagrama de Gantt integrado, etc.
De no ser así, te quedarás atrapado con una herramienta de la Edad de Piedra, mientras que todos los demás estarán equipados con espadas láser.
Personalización
Cada empresa es diferente, cada equipo es diferente y cada proyecto es diferente.
Tu herramienta de gestión de proyectos debe adaptarse a esta realidad. Debe ser personalizable. Debe tener personalización sobre diseños, temas, vistas, hitos, ¡todo!
Tu herramienta de gestión de proyectos debe adaptarse a tu empresa y equipo. Al fin y cabo, eres tú quien dirige la orquesta y no el software de gestión de proyectos.
Facilidad de uso
Si tu herramienta no es fácil de usar, simplemente no merece la pena. Podría tener un millón de funciones diferentes, pero si no son fáciles de usar, ¿qué sentido tiene?
Tu equipo perderá valiosas horas de trabajo averiguando cómo usarla. Imagínate perder el tiempo intentando usar una herramienta de productividad. Irónico, ¿verdad?
Hoja de ruta de productos centrada en el cliente
Un buen software de gestión de proyectos siempre te permitirá saber lo que te depara el futuro.
Tiene que haber un conjunto de ideas y objetivos planeados para que se lancen en los próximos meses. Si no hay una hoja de ruta del proyecto, hay dos posibilidades:
- La herramienta de gestión de proyectos no es muy ambiciosa
- El equipo de desarrollo de la herramienta se ha dado por vencido
Además, esta hoja de ruta debe basarse en lo que necesitan los usuarios. Por lo tanto, elige una herramienta de gestión de proyectos que se pueda actualizar a sí misma para ser mejor y superar los límites de lo que se espera de ella.
Es lo que esperarías de tu equipo, ¿verdad? ¿Por qué no exigir a tu herramienta de gestión de proyectos el mismo nivel?
A continuación, aquí va nuestra selección de herramientas de gestión de proyectos:
ASANA
Esta herramienta permite un gestión del proyecto muy completa. Posee muchas funciones como, por ejemplo, muchas facilidades al organizar conversaciones sobre proyectos que están en marcha o para compartir archivos.
Uno de los mayores fuertes de esta herramienta de gestión es que puedes organizar una lista común de tareas pendientes, gracias a la implementación de una barra de progreso de la planificación. Podrás trabajar con el sistema “Get things done” (termina las cosas), en otras palabras, podrás organizar los trabajos y realizarlos en el orden programado. Este método te ahorrará imprevistos y malentendidos internos.
Otra ventaja de Asana es que podrás comunicarte con tus compañeros de trabajo de manera directa usando la función “Team Conversations” (conversaciones de equipo). Esta comunicación interna permite la comunicación fluida sobre cualquier aspecto del proyecto o cualquier otra tarea. Este chat interno resulta muy útil porque ahorra muchos emails.
Asana también te ofrece la posibilidad de cambiar la vista de calendario a tablero con un solo clic. Gracias a esta función, veremos la lista de tareas que están por realizar o que ya están completadas y, además, las podremos localizar en el calendario en un abrir y cerrar de ojos.
En resumen, las mejores características de Asana son que puedes dividir las tareas por proyectos ordenadamente, los gráficos de progreso de proyectos que puedes consultar y la opción de implementar herramientas externas para controlar el tiempo que invertimos en cada trabajo.
Esta herramienta tiene versión gratuita (máximo 15 usuarios) y versión de pago con miembros ilimitados.
REMEMBER THE MILK
Remember the milk es una herramienta sencilla que nos sirve de lista de tareas. Lo más destacable es la simplicidad de su interfaz y de su sistema de planificación para que no quede nada pendiente o perdido. Esta herramienta permite gestionar listas de tareas online, ya sean personales o compartidas, y envía notificaciones y avisos vía email si lo programamos.
Otra cosa que nos gusta de Remember the milk es que permite sincronización con tu smartwatch, Microsoft Outlook, IFTTT y almacenamiento de tareas ilimitado.
También dispone de dos versiones: la básica y gratuita; y la “Pro”, que es de pago.
TRELLO
Esta herramienta de gestión de proyectos es una de las más famosas. Aunque tiene funciones más limitadas en comparación a, por ejemplo, Asana, tiene un punto fuerte indiscutible: aspecto colaborativo. Las principales características de Trello son:
- Marca procesos o tareas finalizadas
- Puedes ver y seguir en tiempo real la evolución del proyecto
- Permite planificación editorial
Trello es muy intuitivo y sencillo, con un diseño muy atractivo a la vista, cosa que facilita la organización de proyectos y comprobar el estado de las tareas con solo echar un ojo.
Esta herramienta está organizada con tableros visibles e iguales para todos los usuarios. Permiten añadir tareas, hacer asignaciones a uno o varios miembros del equipo y marcar como terminado una vez que se haya completado el trabajo. Además, todos los usuarios pueden hacer comentarios o dejar notas sobre la progresión de las tareas.
Podemos configurar la herramienta para que nos envíe una notificación vía email cada vez que una tarea se añada, sea modificada o se haya completado.
Otra de las ventajas de Trello es que cualquier archivo puede ser arrastrado desde cualquier lugar al tablero: elementos de Google Drive, textos, imágenes, vídeos…
Además de ser una de las herramientas de gestión de proyectos más fáciles de usar, Trello tiene una interfaz muy clara e intuitiva. Gracias a esta herramienta, tu equipo será capaz de seguir en tiempo real el progreso un proyecto rápidamente.
SLACK
Esta es otra de las herramientas más usadas para gestionar proyectos, colaborar, compartir y organizar equipos de trabajo.
Una de sus principales ventajas es que ahorra mucho tiempo en emails, ya que permite la comunicación mediante un chat interno. Podrás enviar todos los archivos que necesites sin tener que recurrir a los fastidiosos correos electrónicos.
Slack te da la opción de crear chats de grupos para cada departamento de empresa o para cada proyecto. De esta forma, se dispone de un canal directo de comunicación y feedback con los compañeros. Una forma eficaz de optimizar la gestión de proyectos y equipos, con el consiguiente aumento de la productividad.
FACEBOOK WORKPLACE
En 2016 Facebook creó una herramienta para competir con todas las que ya existían de gestión de equipos y proyectos.
Logró que millones de usuarios dejaran otras herramientas y comenzasen a trabajar con Facebook Workplace porque básicamente copió su plataforma de social media; por lo que todo el mundo que ya tenía cuenta de Facebook enseguida se familiarizó con la interfaz: muro, menús, botones…
Su aspecto es esencialmente el aspecto de Facebook, ya que incluye un muro, perfil de usuario, da la opción de crear grupos, dispone de chat interno y todos aquellos elementos que todos conocemos de esta red social.
Igual que en Facebook, Facebook Workplace permite la creación de grupos para miembros del equipo de trabajo, que pueden ser privados o públicos. Se puede diseñar una agenda, programar llamadas de voz o llamadas por videoconferencia y celebrar reuniones.
Una cosa interesante de Facebook Workplace es que está desvinculado de tu cuenta personal de Facebook (si la tuvieras), por lo que tu perfil profesional estará disociado de tu perfil personal.
