Tanto si eres el líder de un equipo, un emprendedor, o si ostentas una posición de autoridad, aprender a delegar se va a convertir en una de las mayores claves para maximizar la productividad de manera efectiva y mantener la cordura frente a los ajustados plazos de entrega y las grandes cargas de trabajo. El problema es que muchos empresarios y jefes no saben cómo delegar de manera eficiente, o no están dispuestos a hacerlo a menos que sea absolutamente necesario.
Aprende a liberarte
El mayor problema al que se enfrentan la mayoría de los jefes y nuevos emprendedores es la incapacidad de dejar su propio trabajo. A veces se sienten tan obligados a completar su propio trabajo que se niegan a dejar que otras personas les ayuden. Otras veces, no confían en que nadie más tenga las habilidades necesarias para ejecutar el trabajo de manera efectiva.
Sea cual sea tu situación, tu prioridad debe ser aprender a soltar, a liberarte de la carga de trabajo. Empieza poco a poco, delegando solo las tareas más pequeñas y ve ascendiendo gradualmente. Debes conocer mejor a su equipo y mejorar la confianza entre tú y tus compañeros de trabajo. Da pequeños pasos y sabrás que al final tendrás que delegar trabajo si quieres que tu empresa tenga éxito.
Establece un sistema firme de prioridades
Como parte del proceso de empezar a delegar, desarrolla un sistema de prioridades para las tareas. Por supuesto, este sistema variará según tu experiencia, tu sector y los tipos de tareas que manejes habitualmente, pero crea al menos cuatro categorías, de acuerdo con el grado de esfuerzo que requiera cada tarea y el grado de habilidad necesario para llevarla a cabo. La categoría más calificada debe contener tareas que tú mismo realices, mientras que las de las categorías menos calificadas pueden asignarse a otras personas. El grado de esfuerzo debería indicarte qué tareas son más importantes para delegar. Por ejemplo, asignarle a otra persona la responsabilidad de una tarea de gran esfuerzo y poca habilidad te ahorrará mucho tiempo.
Establecer un sistema de prioridad firme te ayudará a comprender la naturaleza de tus tareas y a delegar de manera eficiente.
Juega con los puntos fuertes de tus trabajadores
Como líder, tendrás que aprender cuáles son los talentos de tus compañeros de equipo. Debes conocer los puntos fuertes, así como los puntos flacos de cada individuo, además de su abanico y potencial de habilidades. Al delegar, observa a tu equipo y asigna tareas a quien tenga las capacidades más relevantes para manejarlas. Parece una elección obvia, pero son muchos los jefes que delegan en quienes tienen la menor carga de trabajo o en quien más les conviene.
También es importante ser constante. Por ejemplo, delegar el mismo tipo de tareas en la misma persona al final aumentará la aptitud de esa persona para esas tareas.
Da instrucciones SIEMPRE
Incluso si el proceso de la tarea le parece muy simple, asegúrate de dar instrucciones con cada tarea que delegues. Si tienes unas preferencias específicas sobre cómo llevar a cabo un trabajo determinado, incluye esa información. Si tienes plazos de entrega ajustados que debes cumplir, sé claro al respecto.
Incluir detalles e instrucciones sencillas desde el principio evitará muchos problemas de comunicación y permitirá que tus tareas se ejecuten de manera efectiva. Es una estrategia proactiva que tanto tú como sus empleados apreciaréis.
No temas enseñar nuevas habilidades
Si hay algún miembro de tu equipo que carece de la capacidad de ejecución de alguna tarea de tu lista, esto no significa que no puedas delegar el trabajo. La mayoría de las habilidades se pueden aprender, algunas más fácilmente que otras, así que no temas enseñar como parte del proceso de delegación.
Aunque la asignación de las primeras tareas te llevará más tiempo del que te ahorrarás (ya que deberás formar al empleado elegido), considérelo como una inversión. Al transferir esas habilidades, estarás abriendo la puerta para asignar todas las tareas similares a esa persona en el futuro, lo que te ahorrará más tiempo del que dedicaste a enseñar.
Confía, pero controla
Una vez que se delega una tarea, confía en tus compañeros de equipo para que la ejecuten en sus propios términos. Esto permitirá a la persona abordar el trabajo de la manera que mejor le parezca. Sin embargo, no tengas miedo de intervenir ocasionalmente y comprobar que la tarea avanza según lo planeado. Por ejemplo, si mandaste una tarea hace una semana y vence mañana, confía en que tu empleado está al tanto de todo, pero envía un correo electrónico de verificación rápida para asegurarte de que la persona no haya tenido ningún inconveniente.
Hacerlo fomenta más confianza y respeto dentro del equipo y ayuda a prevenir interrupciones en la comunicación o la comprensión.
Usa el feedback para mejorar la delegación en el futuro
El feedback es la parte más importante del proceso de delegación y funciona en ambos sentidos. Si tus trabajadores han hecho bien una tarea que les asignaste, díselo agradeciéndoselo públicamente y elógialos de corazón. Si se han quedado cortos, no tengas miedo de darles hacerles algunas críticas constructivas.
Por otro lado, invita a tus trabajadores a compartir sus pensamientos sobre cómo estás delegando: es una gran oportunidad para que tú determines si estás proporcionando suficiente información o si estás asignando las tareas correctas a las personas adecuadas.
Delegar no siempre es fácil, y el proceso no siempre está claro, pero cuanto antes empieces, antes desarrollarás la experiencia para hacerlo de manera eficaz. Ten en cuenta que el proceso nunca será perfecto, pero aprende de tus experiencias y realiza ajustes continuos para mejorar.
